Política de Tratamiento de Datos Personales

01Identificación del responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales es Remolina Angarita Consultores S.A.S. (RAC S.A.S.), sociedad colombiana constituida en 2014, que presta sus servicios bajo la marca LETRAS y su línea jurídica LETRAS Legal by RAC S.A.S. (en adelante, "LETRAS" o "el Responsable").

Estos son los canales oficiales para ejercer los derechos descritos en esta Política.

02Objeto, alcance y marco normativo

Esta Política establece los criterios con los que LETRAS recolecta, almacena, usa, circula, actualiza, transmite, transfiere y suprime los datos personales de los Titulares con quienes se relaciona. Su propósito es garantizar el derecho constitucional de hábeas data y la protección de la intimidad.

Aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o digitales, que contengan datos personales y estén bajo responsabilidad de LETRAS, en sus tres líneas de servicio: LETRAS Legal (asesoría jurídica para creativos y para empresas), Talleres y capacitaciones, y Artistas, eventos y servicios.

Es de obligatorio cumplimiento para los socios, directivos, empleados, contratistas y encargados que traten datos personales en nombre de LETRAS.

Esta Política se expide en cumplimiento de las siguientes normas:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.

• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

• Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), Capítulos 25 y 26 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2, que compilan el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, y sus modificaciones, incluido el Decreto 090 de 2018.

• Ley 527 de 1999, sobre mensajes de datos y comercio electrónico.

• Ley 1123 de 2007, Código Disciplinario del Abogado, en lo relativo al secreto profesional.

• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Título V, y Circulares Externas 002 de 2024 (inteligencia artificial y datos personales) y 003 de 2024 (deberes de los administradores societarios y responsabilidad demostrada).

• Las normas que modifiquen, adicionen o sustituyan las anteriores.

03Definiciones

Para efectos de esta Política, y de acuerdo con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, se entiende por:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa de su fallecimiento.

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o de servidor público.

• Dato semiprivado: el que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar a su Titular y a cierto sector o grupo de personas, como los datos financieros y crediticios.

• Dato privado: el que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.

• Dato sensible: el que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos; para esta Política, RAC S.A.S.

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: envío de datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.

• Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia, para que un Encargado realice un tratamiento por cuenta del Responsable.

• Incidente de seguridad: violación de los códigos de seguridad, o pérdida, robo o acceso no autorizado a información de una base de datos administrada por el Responsable o su Encargado.

04Principios del tratamiento

LETRAS aplica de manera armónica e integral los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la ley y a las demás disposiciones que la desarrollen.

• Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, que se informa al Titular.

• Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.

• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Transparencia: el Titular tiene derecho a obtener de LETRAS, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Acceso y circulación restringida: los datos solo pueden ser tratados por personas autorizadas por el Titular o por la ley, y no pueden estar disponibles en internet u otros medios masivos, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.

• Seguridad: la información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con LETRAS.

Además, LETRAS aplica el principio de responsabilidad demostrada (artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto 1074 de 2015): adopta medidas apropiadas y efectivas para cumplir la regulación y puede demostrarlas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

05Titulares y datos personales que se recolectan

LETRAS recolecta únicamente los datos personales adecuados, pertinentes y necesarios para la finalidad de cada relación. Los Titulares de los que trata datos son:

• Clientes y potenciales clientes creativos: músicos, cantantes, actores, artistas plásticos, escritores, fotógrafos, diseñadores, creadores de contenido y productores.

• Representantes, administradores y contactos de empresas clientes de los servicios de protección de datos, hábeas data y compliance.

• Asistentes a talleres y capacitaciones.

• Artistas representados, organizadores de eventos, marcas y demás contrapartes en la línea de artistas y eventos.

• Invitados y entrevistados del podcast y de los contenidos de LETRAS.

• Usuarios del sitio web letrascol.com y seguidores de sus redes sociales.

• Proveedores, aliados, contratistas, empleados y candidatos.

LETRAS no almacena números completos de tarjetas de pago. Los pagos electrónicos se procesan a través de entidades financieras o pasarelas especializadas, que actúan bajo sus propias políticas.

06Finalidades del tratamiento

LETRAS trata los datos personales únicamente para las siguientes finalidades, según la relación que tenga con cada Titular:

FINALIDADES GENERALES

1. Atender consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos recibidos por cualquier canal.

2. Elaborar diagnósticos, propuestas de servicio, cotizaciones y contratos.

3. Facturar, recaudar pagos y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.

4. Medir la satisfacción con los servicios y mejorar su calidad.

5. Enviar información sobre servicios, talleres, eventos, novedades normativas y contenido educativo, siempre que el Titular lo haya autorizado. El Titular puede pedir en cualquier momento que no se le envíe más.

6. Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales, y ejercer la defensa de los derechos de LETRAS.

7. Conservar evidencia de las autorizaciones, comunicaciones y servicios prestados.

LETRAS LEGAL · PARA CREATIVOS

1. Prestar asesoría jurídica en derecho de autor, derechos conexos, marcas, contratos, gestión colectiva e inteligencia artificial.

2. Registrar obras y fonogramas ante la Dirección Nacional de Derecho de Autor (DNDA) y tramitar marcas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando el cliente lo solicite.

3. Redactar acuerdos de coautoría (split sheets), autorizaciones de uso de imagen y voz, cláusulas de IA y demás documentos contratados.

4. Implementar el protocolo de trazabilidad creativa, que documenta versiones, fechas y aportes de cada persona en una obra.

5. Representar al cliente o gestionar sus asuntos ante sociedades de gestión colectiva, contrapartes y autoridades.

LETRAS LEGAL · PARA EMPRESAS

1. Diagnosticar y acompañar programas de responsabilidad demostrada, políticas, avisos, autorizaciones, inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos y contratos de transmisión.

2. Gestionar la relación con los representantes y contactos de la empresa cliente.

3. Revisar, cuando el encargo lo exija, información de terceros contenida en las bases de datos del cliente. En esos casos, LETRAS actúa como Encargado y sigue las instrucciones del cliente, que es el Responsable.

TALLERES Y CAPACITACIONES

1. Inscribir, convocar y registrar la asistencia de participantes.

2. Expedir constancias de asistencia y enviar materiales.

ARTISTAS, EVENTOS Y SERVICIOS

1. Gestionar presentaciones, funciones y exposiciones, y negociar condiciones con organizadores y marcas.

2. Coordinar el rider técnico y de hospitalidad, transporte, alojamiento y logística.

3. Compartir con organizadores, venues y proveedores de logística los datos estrictamente necesarios para ejecutar el evento.

4. Liquidar honorarios y pagos asociados al evento.

PODCAST, CONTENIDOS Y REDES SOCIALES

1. Coordinar la participación de invitados y entrevistados.

2. Grabar, editar, publicar y difundir episodios y piezas que contengan la imagen, voz y nombre de los invitados, conforme a la autorización de uso de imagen que firme cada uno.

3. Responder mensajes e interactuar con seguidores en redes sociales.

4. Analizar estadísticas de uso del sitio web y de las redes para mejorar sus contenidos.

PROVEEDORES, COLABORADORES Y CANDIDATOS

1. Seleccionar, contratar y gestionar la relación con proveedores, contratistas y colaboradores.

2. Verificar referencias, idoneidad profesional y antecedentes disciplinarios cuando la ley lo permita.

3. Pagar honorarios y cumplir obligaciones de seguridad social y tributarias.

Si LETRAS necesita usar los datos para una finalidad distinta a las aquí previstas, pedirá una nueva autorización al Titular.

07Datos sensibles

LETRAS no solicita datos sensibles como condición para prestar sus servicios. El Titular no está obligado a autorizar su tratamiento.

Si un caso exige tratar datos sensibles, LETRAS informará al Titular cuáles lo son, cuál es la finalidad y que su suministro es facultativo, y pedirá una autorización explícita, conforme a los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012.

La imagen y la voz de una persona pueden constituir datos biométricos cuando se usan para identificarla. Por eso, su uso en el podcast, en eventos o en contenidos requiere una autorización expresa y específica, independiente de esta Política.

08Niños, niñas y adolescentes

LETRAS no dirige sus servicios a menores de 18 años. Cuando un menor sea autor, intérprete o titular de derechos, sus datos solo se tratarán con autorización de su representante legal y siempre que:

• Se responda y respete el interés superior del menor.

• Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

• Se valore su opinión, de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

09Datos de terceros y secreto profesional

Cuando un cliente entregue obras, contratos, pruebas o bases de datos que contengan información de otras personas, declara que la obtuvo de manera lícita y que puede compartirla. LETRAS la usará solo para atender el encargo.

La información que los clientes entregan en el marco de la asesoría jurídica está protegida por el secreto profesional del abogado, conforme a la Ley 1123 de 2007. LETRAS solo la revelará con autorización del cliente o por orden de autoridad competente, en los casos que la ley permita.

10Autorización del Titular

LETRAS pedirá la autorización del Titular a más tardar en el momento de recolectar sus datos, informándole de manera clara las finalidades del tratamiento y sus derechos.

La autorización puede otorgarse por escrito, de forma oral, mediante casillas de aceptación en el sitio web o en formularios digitales, o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que el Titular la otorgó. El silencio nunca se entenderá como autorización. LETRAS conservará prueba de cada autorización.

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

El Titular puede revocar su autorización en cualquier momento, siguiendo el procedimiento de la sección 13. La revocatoria no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

11Derechos de los Titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, especialmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LETRAS, salvo cuando la ley exceptúe ese requisito.

3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que LETRAS ha dado a sus datos.

4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LETRAS.

5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política que motiven nuevas consultas.

Pueden ejercer estos derechos el Titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado, acreditando la representación; y quien el Titular haya estipulado a favor de otro.

12Deberes de LETRAS como Responsable

En cumplimiento del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, LETRAS se compromete a:

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.

• Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.

• Conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Actualizar y rectificar la información cuando sea procedente.

• Suministrar a los Encargados solo datos cuyo tratamiento esté autorizado, y exigirles el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad.

• Tramitar las consultas y reclamos en los términos de la ley.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten incidentes de seguridad.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

13Procedimiento de consultas y reclamos

Área responsable. La atención de consultas y reclamos está a cargo de la Dirección Comercial y de Operaciones de LETRAS, con el apoyo de la Dirección de Asuntos Legales y de Negocio.

Canales. Las solicitudes se presentan por escrito al correo letraslawyers@gmail.com, con el asunto "Protección de datos personales", o en el domicilio de LETRAS. El WhatsApp +57 316 810 1731 sirve para orientación, pero las solicitudes formales deben enviarse por correo para dejar constancia.

Contenido de la solicitud. Toda solicitud debe incluir:

• Nombre completo e identificación del Titular.

• Descripción clara de la consulta o de los hechos que dan lugar al reclamo.

• Dirección física o correo electrónico para recibir la respuesta.

• Documentos que se quieran hacer valer y, si actúa un tercero, el que acredite su representación.

Reclamos incompletos. Si el reclamo está incompleto, LETRAS requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a su recibo para que subsane las fallas. Si pasan 2 meses desde el requerimiento sin que presente la información, se entenderá que desistió del reclamo.

Leyenda de trámite. Dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo de un reclamo completo, LETRAS incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, que se mantendrá hasta que se decida.

Supresión. La supresión implica eliminar total o parcialmente los datos según lo pedido. No procede cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos, ni cuando sean necesarios para proteger intereses del Titular, atender una obligación legal o ejercer derechos en un proceso.

Requisito de procedibilidad. El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado este trámite ante LETRAS.

14Transmisión y transferencia de datos

LETRAS no vende, alquila ni comercializa datos personales.

Transmisión. Para operar, LETRAS utiliza proveedores que actúan como Encargados, como servicios de alojamiento web y dominio, correo electrónico, almacenamiento en la nube, videollamadas, mensajería, herramientas de productividad e inteligencia artificial, pasarelas de pago y contabilidad. Algunos tienen servidores fuera de Colombia, por lo que puede haber transmisión internacional de datos. LETRAS exige a esos Encargados niveles adecuados de seguridad y confidencialidad, mediante contratos de transmisión o sus términos de servicio, conforme al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Transferencia. LETRAS solo transferirá datos a terceros Responsables, como abogados aliados, sociedades de gestión colectiva, organizadores de eventos o entidades públicas, cuando sea necesario para el servicio y el Titular lo haya autorizado, o por orden de autoridad competente. Las transferencias internacionales se harán a países con niveles adecuados de protección o en los casos exceptuados por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Inteligencia artificial. Cuando LETRAS use herramientas de inteligencia artificial en su operación, aplicará los lineamientos de la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC: usará solo los datos necesarios, evitará ingresar datos sensibles o sujetos a secreto profesional en herramientas que no garanticen su confidencialidad, y adoptará medidas de seguridad.

15Cookies y tecnologías similares

El sitio letrascol.com puede usar cookies y tecnologías similares, que son pequeños archivos almacenados en el navegador del usuario.

Al ingresar al sitio se muestra un aviso: las cookies analíticas y de marketing solo se activan si el usuario las acepta. Puede cambiar su decisión en cualquier momento desde el botón “Preferencias de cookies”, al final de cada página, o eliminarlas desde la configuración de su navegador. Rechazarlas no impide usar el sitio.

16Seguridad de la información e incidentes

LETRAS adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales, entre ellas:

• Acceso a la información limitado al personal que la necesita para cumplir sus funciones.

• Contraseñas robustas y verificación en dos pasos en cuentas de correo, nube y redes sociales.

• Acuerdos de confidencialidad con colaboradores, contratistas y Encargados.

• Almacenamiento de expedientes de clientes en carpetas con acceso restringido.

• Capacitación periódica del equipo en protección de datos personales.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, LETRAS activará su protocolo de respuesta, contendrá el incidente, evaluará su impacto, informará a los Titulares afectados cuando corresponda y lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio a través del Registro Nacional de Bases de Datos, dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección.

17Registro Nacional de Bases de Datos

LETRAS inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esté obligada a hacerlo, conforme al artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 090 de 2018. Aun sin esa obligación, cumple los demás deberes de la ley.

18Conservación de los datos

LETRAS conservará los datos personales solo durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento. Como referencia:

Cumplidas las finalidades y los plazos legales, los datos se suprimirán de forma segura.

19Vigencia y modificaciones

Esta Política rige a partir del 13 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras LETRAS ejerza las actividades descritas y durante los plazos de conservación aplicables.

LETRAS puede modificar esta Política. Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del Responsable o las finalidades del tratamiento se informarán a los Titulares antes de su implementación, a través del sitio web letrascol.com o del correo electrónico registrado. Cuando el cambio se refiera a las finalidades, LETRAS pedirá una nueva autorización.

La versión vigente estará siempre publicada en letrascol.com.

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